LAPORAN FASILITASI
PELATIHAN DAN WORKSHOP
MONITORING DAN EVALUASI
PROGRAM INTERFAITH – MISSION 21
OLEH :
TATANG HUSAINI (FASILITATOR)
BANDUNG,
12 – 15 AGUSTUS 2015
LATAR
BELAKANG
Monitoring dan evaluasi merupakan bagian penting
dana project management dan untuk itu sangat penting difahami dan dilaksanakan
oleh semua pelaksana program/ proyek.
Setiap pelaku program/proyek harus memahami
nilai-nilai, pelaksanaan dan mekanisme monitoring evaluasi dengan berdasarkan
kepada frame project yang logis, jelas, harmonis dan terukur.
Monitoring dan evaluasi merupakan salah satu
langkah dalam siklus proyek yang harus dilaksanakan dengan baik dengan metode yang
efektif agar program/ proyek dapat berjalan efektiv, efisien, bermanfaat, relevan,
akuntable, konsisten, berkesinambungan secara mandiri oleh penerima manfaat dan
berkualitas.
Untuk memenuhi kualitas pelaksanaan program/proyek
sebagaimana disebut di atas, maka Mission 21 sebagai lembaga kemanusiaan
berupaya agar memiliki SDM/ mitra yang memahami dan mampu melaksanakan proses
monitoring dan evaluasi yang efektif.
Untuk itu mission 21 melaksanakan worshop dan
pelatihan khusus untuk program interfaith yang melibatkan 5 pelaksana/ mitra
kerja yang menghasilkan sebuah instrument monitoring dan evaluasi yang dapat
dioperasionalkan.
TUJUAN
1.
Memberikan
pengetahuan dan keterampilan dalam merencanakan dan melaksanakan monitoring dan
evaluasi, khususnya bagi program interfaith.
2.
Menyusun
instrument monitoring dan evaluasi yang akan digunakan oleh para pihak pada pelekasanaan
proyek mulai tahun 2015.
3.
Mereview
kembali logical framework proyek yang terkait dengan program interfaith para
mitra M21, sehingga menjadi lebih jelas, logis dengan indicator yang dapat
diukur, dan demikian memudahkan proses monitoring dan evaluasi.
PESERTA
DAN FASILITATOR
Fasilitator training dan workshop ini dari Tatang
Husaini dari Wahana Sejahtera Consultant and Reasearch. Sedangkan peserta adalah
para mitra pelaksana proyek M21 dari program interfaith dari seluruh Indonesia.
HASIL WORKSHOP dan PELATIHAN
HASIL WORKSHOP dan PELATIHAN
1. Presentasi
dan diskusi materi monitoring dan evaluasi
Pengenalan siklus manajemen proyek
Materi ini berisi tentang pemahaman siklus
manajemen proyek yang pada prinsipnya terdiri dari Assesment, Desain, Stragik
Planning, program desain, implementation & monitoring, dan penutupan &
evaluasi. Program yang dilaksanakan tidak lepas dari siklus proyek ini meskipun
sering digambarkan secara berbeda-beda. Proyek selalu dimulai dengan baseline
survey, untuk rencana assessment dan menyusun desain. Desain proyek ditindaklanjuti
dengan penyusunan proposal yang lebih rinci. Selanjutnya dilaksanakan
(implementasi), selama masa pelaksanaan dilakukan monitoring. Pada periode
akhir, setelah proyek ditutup, maka dilakukan evaluasi. Siklus proyek ini
penting diketahui untuk penyusunan jadwal pelaksanaan monitoring dan evaluasi.
Pengertian monitoring dan evaluasi
Dalam sesi ini fasilitator mengajak diskusi peserta
tentang pemahaman, metode, filosopi, dan pentingnya monitoring dan evaluasi, serta
perbedaan monitoring dan evaluasi, mengetahui tipe-tipe evaluasi, tujuan
monitoring dan evaluasi dan manfaat/ kegunaan monev serta parameter/scope
evaluasi. Dengan materi ini para peserta memahami makna masing-masing
monitoring dan evaluasi dalam siklus manajemen proyek serta manfaatnya.
Penyegaran Logical framework proyek
Dalam sesi ini fasilitator mengajak perserta untuk
membangun suatu pemahaman, bahwa untuk memulai sebuah monitoring dan evaluasi,
maka perlu terlebih dahulu sebuah Kerangka Kerja Logis (KKL) atau logical
framework proyek M21 yang logis. Untuk itu, maka sebagai langkah awal melakukan
persiapan instrument monitoring & evaluasi, terlebih dahulu dilakukan
penyegaran atau refreshment terhadap seluruh proyek yang ada dalam program M21.
Refreshment ini bertujuan untuk melihat kembali serta memperbaiki bagian yang
terkait dengan logis/tidak logis, kejelasan indicator, sinkronisasi antar
hirarki outcome, output dan kegiatan, harmonisasi LFA, bahkan merumuskan ulang
materi objective, outcome, output, kegiatan, indicator, impact, OVI, dan MoV. Proses ini memberikan pemahaman
kepada peserta tentang pentingnya sebuah KKL yang logis sebagai dasar pembuatan
instrument monitoring dan evaluasi yang jelas dan dapat diukur serta di scoring.
Tanpa sebuah KKL yang jelas, tersstruktur dan logis, maka sulit melakukan
monitoring dan evaluasi, padahal KKL ini merupakan dokumen yang harus dimiliki,
disepakati dan dilaksanakan oleh semua stakeholder proyek. Catatan :
refreshment KKL ini memerlukan waktu yang lebih panjang, sehingga mengurangi
alokasi waktu untuk menyusun indicator dan alat monitoring/ evaluasi. Hal ini
mengingat banyak diantara KKL yang berada dibawah interfaith (yang sudah ada
sebelumnya) dipandang belum memiliki sifat-sifat logis, kalimat terstruktur,
kejelasan indicator, dan harmonisasi keterkaitan antara output, outcome dan
aktivitas.
Monitoring
Dalam sesi ini dilakukan tanya jawab, diskusi dan
curah pendapat tentang pemahaman monitoring, langkah-langkah yang harus dilaksanakan
ketika melaksanakan monitoring, cara melakukan sinkronisasi dengan KKL, cara
menggali indicator dan alat ukurnya, cara melakukan scoring dari elemen yang
akan dimonitor, cara melakukan pelaporan hasil monitoring. Selain itu juga
dilakukan penyelarasan KKL dengan rencana monitoring sesuai dengan kebutuhan
proyek, termasuk dalam hal ini adalah mengkuantifikasi indicator kualitative
melalui proses scoring. Para peserta memahami bahwa monitoring memerlukan dasar
KKL yang jelas dan alat yang mampu menyampaikan informasi ketercapaian progress
proyek. Para peserta dari lima mitra akhirnya mampu membuat alat/ instrument
monitoring sekaligus system scoring untuk proyek mereka.
Evaluasi
Dalam sesi ini lebih difokuskan pada penyusunan
indicator evaluasi dan proses scoring yang diperoleh dari outcome KKL. Tambahan
materi diskusi evaluasi adalah tujuan evaluasi (harus menjadi trigger atau
langkah awal yang penting sebelum menyusun rencana evaluasi. Selain itu,
diskusi tentang evaluasi ini menyangkut cakupan/scope evaluasi, check list
evaluasi, focus evaluasi, pembuatan daftar pertanyaan dan teknis (merumuskan
pertanyaan).
Dalam melaksanakan penyusunan evaluasi ini, fasilitator
mengajak peserta melakukan tahapan yang penting seperti : menyepakati misi
evaluasi, mereview kembali rumusan outcome dan indikatornya, melakukan
penggalian ketercapaian indicator melalui pertanyaan descriptive, normative dan
cause effect. Setelah itu perumusan jawabahn setiap scoring 1 – 5, dimana
setiap angka harus memiliki ukuran yang jelas khususnya bagi informan atau
responden.
Dalam hal ini, peserta pelatihan terbantu dalam melakukan
pengkajian relevansi, efektivitas, efisiensi, dampak dan keberlanjutan proyek,
merumuskan indicator sesuai dengan tujuan, scope, dan kebutuhan (kuantitative, kualitative, dari outcome,
impact), metode penggalian data (termasuk daftar pertanyaan) dan menentukan
sumber informasi sesuai dengan indicator dan MoV. Pada tahap akhir, fasilitator
mengajak peserta untuk mendiskusikan menyusun laporan evaluasi, meskipun tidak
maksimal karena waktu yang sangat terbatas. Para peserta akhirnya mengetahui
proses penyusunan daftar pertanyaan berdasarkan misi evaluasi serta menyusun
scoring dari aspek yang akan dievaluasi dengan melihat outcome proyek mereka.
3. Praktek penyusunan instrument monitoring dan evaluasi
Dalam workshop ini, setiap aspek monitoring dan
evaluasi didiskusikan dan disimulasikan untuk memperoleh pemahaman indicator
dan alat ukur yang logis dan mudah untuk dimengerti atau dijawab oleh setiap
orang/ informan atau responden sasaran monitoring dan evaluasi.
Setelah KKL diperbaiki dan dianggap lebih jelas,
maka setiap peserta dari 5 mitra diberi kesempatan untuk mempresentasikan dan
mempraktekkan proses pengukuran indicator dan penyusunan system scoring. Hasil
dari praktek ini adalah adanya kesadaran tentang pentingnya indicator yang
logis dan terukur dari setiap peserta, kemudian dibarengi dengan pengetahuan
tentang tata cara melakukan sinkronisasi goal, outcome, output, dan kegiatan
beserta indikatornya, setra keterampilan menyusun alat ukur setiap indicator
dan proses penggunaan scoring dan analisa hasil scoring, baik untuk monitoring
dan evaluasi.
METODE
Metode yang dilaksanakan dalam menyajikan materi
workshop ini adalah sebagai berikut :
Ø Presentasi 10%,
Ø Tanya jawab 20 %,
Ø Brainstorming 40%,
Ø Role play/praktek 30%.
=======0000======
